多分支机构会务系统 · 让分散数据统一回归总部

学会带分会 · 集团带子公司 · 政府带多级下属 · 项目多方协作

数据统一归集

分会数据、多家会务公司数据统一回到总部，不再分散、不再丢失

多级组织架构

总部 → 分会 → 子账户三级权限，组织怎么变系统怎么跟着调整

多主体协作

学会 / 药企 / CSO / 集团子公司，各方独立运营，通过项目关联在一起

审计模式可选

强审计 / 弱审计 / 轻量化，按组织形态与合规要求自由选择

三种运行模式按需选择： 独立运营 · 强审计 统一管控 · 弱审计 会务模式 · 轻量化
500+ 场会议与培训项目 32 省份 · 3000+ 区县机构 10年+ 学会服务经验
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行业痛点

您是否遇到这些问题？

  • 一场会找多家会务公司，数据分散 签到数据在 A 家、投稿数据在 B 家、财务数据在 C 家，总部想汇总一次，得挨家挨户去要。
  • 各分会各用各的供应商，数据更收不上来 每个分会自己找会务公司，总部想汇总数据只能靠 Excel，滞后、不准确、口径不统一。
  • 分会换届或更换供应商，历史数据交接难 老分会的数据散落在老供应商手里，新分会接手时拿不到完整档案，组织资产流失。
  • 审计时无法提供完整数据链路 跨机构访问、数据查看、审批流程都没有留痕，面对审计时风险高。
★

产品定位 · 会务项目的数据聚合与合规枢纽

我们不是 OA，不是 HR，不是财务系统——只做会务项目的全流程数据聚合

POSITIONING STATEMENT
会务项目的数据聚合与合规枢纽
会务项目天然涉及合同、发票、人员、预算，我们通过 API 把分散在各系统中的必要数据聚合起来， 形成完整的会务项目视图——从立项、审批、执行到结项，全流程留痕、全程可追溯。

客户不需要换系统，只需要让我们对接。

产品边界：聚焦会务，不碰其他

会务管理（核心）
线上 + 线下会务全流程
跨机构报备审批引擎
执行留痕与材料管理
唯一核心
数据聚合（核心）
API 拉取外部数据
聚合成完整项目视图
跨系统数据统一
价值锚点
OA / 合同系统
只拉取合同数据、审批结果
不做审批流、不做公文
数据源
财务系统
只拉取发票、付款凭证
不做记账、报销、付款
数据源
HR 系统
只拉取组织架构、人员信息
不做招聘、薪酬、考勤、绩效
数据源
边界原则
能拉就拉，不重复录入：合同、发票、人员、审批结果，全部从源系统拉取。
拉不到就手动补：如果客户没有某个系统，提供手动上传入口，但只作为兜底。
拉来的数据只读：不在本系统修改源系统数据，只做聚合和统一。
结项时打包：本系统原生数据 + 拉取的外部数据一起归集，形成完整的项目档案。
00

系统整体架构 · 一图看懂能力全景

从数据接入到业务协同，从项目全周期到多方协作，一张图说清系统怎么搭、业务怎么走

A · 四层业务架构总览

从底层数据接入到上层应用呈现，四层分工清晰，各司其职

应用呈现层
面向不同角色的使用入口
项目看板 会议中心 审批工作台 组织管理 数据报表 PC / 移动端
业务能力层
系统提供的六大核心业务能力
会务管理 项目管理 组织架构 协同审批 数据聚合 安全审计
主体协同层
多方参与、各自独立运营、通过项目关联
总部主体 分支主体 外部协作方 跨主体项目 穿透授权 数据隔离
数据接入层
能拉就拉，不重复录入；拉不到支持手动补
OA / 合同 财务系统 HR 系统 会务系统自身 线下手动上传

B · 六大核心业务模块

六大业务域覆盖会务项目的全场景需求

会务管理
  • 会议创建与议程编排
  • 签到管理与现场执行
  • 会议纪要与资料归档
  • 直播培训与投稿审稿
项目管理
  • 立项申报与审批跟进
  • 过程材料归档管理
  • 结项结算与财务审核
  • 材料齐备性核验
组织架构
  • 多级分支机构管理
  • 部门 / 职位 / 职员体系
  • 子账户与角色权限
  • 人员入职 / 离职 / 继承
协同审批
  • 多部门会审与联合会审
  • 跨主体协同审批
  • 穿透授权与数据接管
  • 项目查看申请
数据聚合
  • OA / 合同数据对接
  • 财务数据对接
  • HR 组织人员对接
  • 统一项目视图聚合
安全审计
  • 细粒度权限分配
  • 全流程操作留痕
  • 数据隔离与访问控制
  • 审计查看与司法留证

C · 会务项目全生命周期

从立项到归档，一个项目要走完六个阶段

1 立项申报 填写项目信息 确定审批范围 提交审批 2 立项审批 内部会签 跨主体协同 批复生效 3 会议执行 创建会议 关联项目 现场执行 4 材料反哺 会议材料同步 项目材料归档 齐备性核验 5 结项结算 费用决算 财务审核 成果验收 6 归档固化 档案归集 审计留痕 长期保存 立项 → 执行 → 结项 → 归档，四个关键节点全程留痕、可追溯 任一阶段均可被审计、穿透、查看

D · 多主体协同机制

发起方主导、参与方独立、项目贯穿协作

发起方
学会 / 总部 / 主办单位
1创建项目，填写预算、周期、参与方
2选择审批范围：内部自审 / 跨主体协同
3发起内部会签，走本机构审批流程
4推动项目执行，创建关联会议
5拉取会务材料，完成结项归档
项目主线
贯穿全周期的协作载体
①立项申报：明确目标、预算、参与方
②多方审批：内部会签 + 跨主体协同
③执行落地：会议执行、材料上传
④材料归集：会务材料反哺项目
⑤结项归档：齐备性核验 + 档案留存
参与方
分支 / 药企 / CSO / 外部协作
1接收项目邀请，指派本机构对接人
2在本机构内部完成独立审批
3贡献执行材料、费用凭证
4只读查看项目完整执行记录
5保留各自数据主权，互不干扰

E · 数据归集全景

从各个系统汇聚，形成完整的项目档案

数据来源
OA / 合同系统
合同、审批结果
财务系统
发票、付款凭证
HR 系统
组织、人员信息
会务系统自身
签到、纪要、议程
线下手动上传
无系统时兜底
统一项目视图
把分散在各系统中的必要数据聚合起来，形成完整的会务项目视图
项目档案
项目主档
立项信息、预算、参与方
审批轨迹
全流程留痕可追溯
材料清单
过程材料 + 结项材料
审计留痕
跨机构访问、数据查看
01

三种运行模式 · 按组织形态自由选择

从单机构办会，到多分支机构管控，一套系统覆盖全部组织形态

三种运行模式详细对照

会务模式（轻量版）
只管理会议 · 无多主体管理
主账户（唯一主体）
单机构独立使用
会务管理
会议 / 议程 / 签到
场馆管理
场馆 / 会场资源
存储管理
文件 / 材料
子账户
协作人员
适用场景
单机构 / 初创组织 / 无分支管理的会务团队
独立运营模式（强审计）
分会独立运营 · 穿透需审批 · 全程留痕
总部（主账户）
总部统一管理 · 分会独立运营
穿透申请流程
① 总部发起申请 → ② 分会审批确认
③ 只读可见 → ④ 全程留痕
支持按需授权不同查看范围
分会 A
独立运营
数据自主
分会 B
独立运营
数据自主
分会 C
独立运营
数据自主
适用场景与价值
✓ 分会数据自主，互不干扰
✓ 分会可感知、可审批、可撤回
✓ 审计链路完整，符合强监管要求
✓ 加强总部对数据的掌控
✓ 不干扰分会日常运营
✓ 适合学会 / 协会总会、强合规组织
统一管控模式（弱审计）
总部直接管控 · 无需下级审批
总部（主账户）
总部统一管理 · 上下数据一体
直接管控流程
① 总部直接访问 → ② 直接操作
③ 无需下级审批 → ④ 操作留痕
上级分支可对下级分支直接数据管控
分支机构 A
受总部管控
数据可直管
分支机构 B
受总部管控
数据可直管
分支机构 C
受总部管控
数据可直管
适用场景与价值
✓ 总部可直接查看 / 操作下级数据
✓ 上级可对下级直接数据管控
✓ 操作留痕，支持审计核查
✓ 上下数据一体，统一口径
✓ 中央管控能力强
✓ 适合政府机关、集团企业

三种模式能力对照

会务模式
轻量专注
✓ 会务 / 场馆 / 存储 / 子账户
✓ 开箱即用，无需配置
✓ 单机构独立使用
✗ 无分支管理 / 无接管 / 无穿透
独立运营模式 & 统一管控模式 · 共有核心能力
穿透授权
操作日志留痕
跨主体项目审批
数据统一归集
分级权限隔离
支持审计核查
模式可升级：会务模式可升级为独立运营或统一管控模式；子账户权限自动迁移，业务数据不丢失。
02

多主体组织架构 · 一套系统适配多种机构形态

学会带分会、集团带子公司、政府带多级下属，一套系统灵活适配

不同组织的结构差异很大：学会有专业委员会和地方分会，集团有区域子公司和业务单元，政府有多级下属单位，医药项目有赞助方和执行方…… 奇美汇的多主体组织架构，让每个主体自己决定组织深度——可以建完整的部门-岗位-人员体系，也可以只维护一份参与人员名单。

三类典型参与方 · 组织深度按需决定

学会 / 主办方
项目主导方合规责任主体
需要完整的组织架构（部门、岗位、人员），用于内部审批、权限分配、审计留痕；承担最终合规责任。
药企 / 赞助方
项目参与方轻量参与
只需要轻量级的参与人员目录，不需要完整的部门-岗位体系；参与审批、材料审核、费用确认。
CSO / 执行方
项目执行方执行团队目录
维护执行团队目录即可，组织单元可以是项目组 / 团队；负责现场执行、材料上传、签到。

典型多主体组织场景

以下是我们服务过的常见组织形态，无论哪种结构，都共用同一套主体-组织-人员模型

学会 / 协会总会
总会
├ 专业委员会
├ 地方分会
└ 青年委员会
总会统筹 · 各分会独立运营
医药协作项目
学会（主办）
├ 药企A（赞助）
├ 药企B（赞助）
└ CSO（执行）
多方协作 · 角色与权限独立
集团 / 上市公司
集团总部
├ 华东子公司
├ 华南子公司
└ 海外业务单元
总部管控 · 各子公司独立核算
政府 / 事业单位多级
国家中心
├ 省级单位
├ 市级单位
└ 县级单位
上级统筹 · 下级独立执行
培训项目多方
主办方
├ 承办方
├ 联合机构
└ 专家团队
多方参与 · 材料统一归集
大赛 / 征集活动
组委会
├ 华东赛区
├ 华南赛区
└ 评审专家
分赛区独立 · 组委会统一评选

同一个人，可以同时关联多个主体

张三 · 专家
统一身份
学会
角色：学术委员
药企A
角色：医学顾问
·
CSO-B
角色：签约讲者
同一个人在不同的主体下，角色和权限相互独立——在学会是学术委员，在药企是医学顾问，在 CSO 是签约讲者，互不干扰。 人员变动时，按主体分别封存，不影响其他身份下的记录。
03

典型业务流程 · 一场多方协作的学术会议

以「学会主办 · 药企赞助 · CSO 执行」为例，展示一个项目从发起到结项的完整多主体协作链路

学会
主办方
1
发起项目
创建学术会议项目，填写预算与周期
4
内部审批
学术部 → 合规部 → 财务部，逐级会签
7
会务执行
创建会议微站、开启注册报名、组织签到
10
结项归档
材料齐备性核验，形成完整项目档案
药企A
赞助方
2
被拉入项目
收到邀请，指派医学顾问参与
5
赞助审批
内部确认赞助金额、合规审核
11
赞助归档
查看项目完整执行记录与合规凭证
CSO-B
执行方
3
被拉入项目
收到邀请，组建执行团队
6
执行确认
确认场地、议程、物料清单
8
现场执行
签到、议程、纪要、照片即时上传
9
费用结算
提交执行费用清单与凭证
一个项目，三方协作
学会发起、药企赞助、CSO 执行，各主体独立运营自己的账户与人员，通过项目关联在一起
每个主体内部独立审批
学会走内部会签，药企走赞助审批，CSO 走执行确认，各主体按自己的流程规则办事
会务执行全程留痕
签到、议程、纪要、照片、费用凭证自动归集到项目，形成完整档案
结项时材料齐备性可核验
对照材料模板自动核验，缺失项清晰提示，三方均可查看完整执行记录
04

会务 × 项目联动 · 会议资料自动归集到项目

不仅仅是会务系统，而是线上线下结合的活动与项目管理执行系统

奇美汇将会务系统与项目管理系统原生打通：一个项目可以关联多场会议， 会议产生的签到记录、会议纪要、费用凭证、直播数据、现场照片等，都可以由项目负责人在项目侧一键拉取， 直接进入项目流程材料申报单，实现 "会务执行 → 项目材料 → 结项归档" 的完整闭环。

会议关联立项
输入立项编号，验证通过后自动挂载到已批准项目
材料一键反哺
签到 / 纪要 / 发票 / 照片由项目负责人主动拉取
齐备性核验
对照模板自动核验，缺失项一目了然
三阶段闭环
立项 / 过程 / 结项三阶段管理，数据互通
05

API 数据聚合能力 · 不换系统，只做对接

从 OA、财务、HR 等现有系统拉取必要数据，聚合成完整的会务项目视图

可对接的外部系统

OA / 合同系统
拉取：合同数据、审批结果、合同模板
不做：审批流、公文
财务系统
拉取：发票、付款凭证、预算批复、结算单
不做：记账、报销、付款
HR 系统
拉取：组织架构、人员信息、岗位角色
不做：招聘、薪酬、考勤、绩效
其他外部系统
支持：按需对接各类外部系统
兜底：无系统时提供手动上传

集成原则

能拉就拉，不重复录入
合同、发票、人员、审批结果，全部从源系统拉取；避免客户在两个系统里重复录入同一份数据。
拉来的数据只读
不在本系统修改源系统数据，只做聚合和展示；本系统的修改不会反向写入源系统。
拉不到就手动补
如果客户没有某个系统，提供手动上传入口，但只作为兜底；不做通用文件管理系统。
单向导入
从外部系统到本系统，单向数据流；不反向写入、不修改源系统的任何数据。
✓ 一句话总结
客户不需要换掉现有的 OA、财务、HR 系统，只需要把必要的数据通过 API 对接过来， 形成完整的会务项目视图——OA 管审批，财务管钱，HR 管人，我们管会务项目的全流程聚合。

适用组织形态

三类典型组织形态，一套多分支机构会务系统覆盖

学会 / 协会总会

全国一级学会、协会总会，拥有多级分支机构、专业委员会、地方分会，需要统一会务与数据归集

  • 多分支机构独立运营
  • 总会穿透核查分会数据
  • 专业委员会 / 地方分会
  • 分会换届数据不流失
  • 多家会务公司数据统一上传
  • 跨主体项目审批

政府 / 事业单位总部

拥有省 / 市 / 县多级分支机构的政府机关、事业单位，需要强审计、可留痕、数据可归集

  • 省 / 市 / 县多级管控
  • 总部统一管控下级数据
  • 操作日志全程留痕
  • 分级权限与数据隔离
  • 跨级访问可追溯
  • 支持审计核查

药企 / 集团企业总部

药企、上市公司、大型集团企业总部，多分支机构、强合规要求，需要会务执行与项目审批一体化

  • 多子公司 / 多业务单元
  • 集团总部统一管控
  • 药企 + CSO 多方协作
  • 合规数据链路
  • 跨主体协同审批
  • 会务资料引入项目

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多分支机构会务系统 · 常见问题

快速了解多分支机构场景下的会务与项目管控

完全可以。系统采用灵活的组织模型，支持按分会、专委会、地方代表处等任意层级创建分支机构，并独立配置管理员、项目和权限，完美复现实体架构。
组织怎么变，系统就怎么跟着调整；新增分会、撤销分会、调整层级，都可以在系统里直接完成。
严格隔离。每个分支机构拥有独立的数据空间：
• 分会 A 看不到分会 B 的数据；
• 分会之间互不可见、互不操作；
• 总部可按权限穿透查看汇总数据；
• 跨机构访问全程留痕，可审计核查。
这取决于你们选择哪种运行模式：
• 独立运营模式（强审计）：总部发起查看申请，须经分会审批确认才能查看；分会可感知、可审批、可撤回，所有访问全程留痕；
• 统一管控模式（弱审计）：总部可直接查看和操作下级数据，无需下级审批，上下数据一体。
两种模式都支持分会数据统一归集到总部，只是管控力度不同。
两种数据回收路径：
• 标准接口对接：适合已有系统的会务公司，通过 API 把数据实时同步到总部平台；
• 会务公司统一上传：适合没有系统的会务公司，会务公司提供数据文件，由分会或总部统一上传归集。
无论哪种方式，签到、投稿、财务等数据最终都统一沉淀到总部，不再分散于各家手里。
不会。
数据统一归集到总部平台后，即使分会换届、更换会务公司，历史数据、操作记录、权限全部保留在总部；新一届分会接手时，可以直接查看完整档案。
人员变动时，按主体分别封存，不影响其他身份下的记录。组织资产不流失。
支持。系统原生支持多主体组织架构：学会、药企、CSO、集团子公司、政府多级下属，都可以作为独立主体加入同一个项目。
• 每个主体独立运营自己的账户与人员，互不干扰；
• 通过项目关联在一起，各方按各自的流程规则办事；
• 同一个专家可以同时关联多个主体，在学会是学术委员、在药企是医学顾问、在 CSO 是签约讲者，角色和权限相互独立。
可以，且分两种审计强度：
• 强审计（独立运营模式）：总部穿透查看分会数据的每一次操作都留痕，分会可感知、可审批、可撤回，形成完整的审计链路；
• 弱审计（统一管控模式）：总部可直接查看和操作下级数据，操作留痕但不下级拦截。
无论哪种模式，所有跨机构访问、数据穿透、项目审批、日志查看都全程留痕，符合当前强监管环境下的合规要求。
可以。系统提供标准的接口对接能力：
• 支持从 OA / HR 同步组织架构与人员信息（单向导入，不反向写入）；
• 支持从财务系统拉取发票、付款凭证；
• 支持在审批环节引用外部系统的材料（合同、发票、审批单等）；
• 如果客户没有 OA / HR，也提供手动维护界面，只维护参会人员名单即可。
我们不是 OA，不是 HR，不是财务系统——做的是会务项目的全流程数据聚合。
• OA 管审批，但不碰会务执行；
• 财务管钱，但不碰业务过程；
• HR 管人，但不碰会务场景；
• 我们站在会务项目的视角，通过 API 把这些系统的必要数据聚合起来，形成完整的会务项目视图。
客户不需要换系统，只需要让我们对接。
对接周期根据系统类型和接口情况而定，通常在 1-2 周 内完成：
• 标准接口对接：如果现有系统有标准 API，直接对接，最快 3-5 天；
• 定制接口对接：如果现有系统接口不标准，需要定制开发，通常 1-2 周；
• 手动兜底：如果现有系统没有接口，提供手动上传入口，无需技术对接。
对接过程不影响现有系统的正常运行，数据是单向导入（从源系统到本系统），不改动源系统数据。
可以。三种模式支持升级：
• 会务模式 → 独立运营模式：适合学会从小到大，有了分支机构后升级；
• 会务模式 → 统一管控模式：适合集团企业总部管控需求强的场景；
升级过程中，子账户权限自动迁移，业务数据不丢失，无需重新配置。
价格根据会议规模、分支机构数量、功能模块、部署方式等因素定制。
• 会务模式（轻量版）：单机构，基础版价格；
• 独立运营 / 统一管控模式：按分支机构数量、功能模块组合报价；
联系服务人员获取专属报价方案。
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多分支机构会务系统 · 相关关键词导航

快速了解多分支机构会务与项目管控核心概念

多分支机构会务系统 学会分会管理系统 协会总会管理系统 集团会议管理系统 多主体协作平台 跨主体审批系统 多分支机构数据归集 总部与分会数据管控 多级组织架构 分会独立运营 总部统一管控 强审计模式
多分支机构会务系统哪家好 学会分会会务系统怎么选 集团企业会议管理系统 政府多级会议管理系统 药企多方协作平台 学会数据统一归集 分会数据穿透查看 跨主体项目审批

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